Keluhan pelanggan merupakan salah satu masalah yang biasa timbul ketika menjalankan sebuah bisnis. Meskipun sangat umum terjadi, keluhan perlu disikapi dengan benar agar hubungan anda dan pelanggan bisa berjalan dengan baik. Penyikapan keluhan yang salah bisa menghilangkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis anda.

Ada beberapa alasan yang membuat pelanggan akhirnya meninggalkan perusahaan kita dan memilih perusahaan lain. Salah satu alasan utama yang melatar belakangi hal tersebut tak lain karena perusahaan tidak menangani keluhan dan memberikan jalan keluar yang baik. Meskipun keluhan bisa memberikan efek yang buruk pada bisnis yang anda sedang kelola, namun jika anda lebih cermat dalam menangani keluhan pelanggan maka anda bisa menjadikannya sebagai sesuatu yang positif untuk perusahaan.
Berikut beberapa strategi yang bisa dilakukan untuk mengubah keluhan menjadi peluang bisnis.

Memperbaiki keluhan dengan cepat

Kecepatan dalam penyelesaian masalah merupakan salah satu kunci kepuasan pelanggan. Perusahan yang tidak paham tentang urgensi penanganan masalah cenderung akan bertindak lambat dalam menangani keluhan. Ini tentu saja bisa menjadi bumerang untuk perusahaan. Selain menangani dengan cepat, solusinya diberikan juga harus tepat sesuai dengan masalah yang dihadapi oleh pelanggan.

Jika ada keluhan masuk segera proses keluhan tersebut dengan mengetahui tipe kesalahan, pahami apa yang terjadi dan segera cari solusi untuk melakukan perbaikan. Tetap jaga komunikasi dengan pelanggan dan kabarkan setiap perkembangan kepada mereka. Hal ini akan mengurangi kemungkinan tersebarnya reputasi buruk tentang perusahaan anda.

Meminta maaf tanpa alasan

Jika ada keluhan dari pelanggan dan itu dikarenakan karena kelalaian perusahaan maka segeralah minta maaf pada pelanggan. Dalam meminta maaf anda tak perlu meminta maaf tanpa memberikan banyak alasan atau bahkan menyalahkan siapapun seperti karyawan atau sistem di perusahaan. Daripada memberikan banyak alasan dengan tujuan mempertahankan reputasi perusahaan, anda sebaiknya segera mencari tahu kesalahan tersebut dan mencari jalan keluar yang tepat untuk menyelesaikannya.
Hal ini karena, pelanggan tidak mau tahu tentang apa yang membuat kesalahan tersebut terjadi. Mereka hanya ingin solusi atau ganti rugi dari kesalahan yang terjadi.

Melibatkan karyawan untuk menyelesaikan keluhan

Anda bisa meminta bantuan karyawan untuk menangani keluhan pelanggan. Dengan lebih banyak orang yang terlibat dalam penyelesaian masalah, maka akan semakin cepat keluhan tersebut akan teratasi. Salah satu hal yang membuat pelanggan tidak puas dengan pelayanan adalah karena kesulitan bertemu pimpinan perusahaan untuk menyampaikan keluhan.

Hal ini terjadi apabila anda hanya menjadikan pimpinan sebagai satu-satunya orang yang berhak untuk memutuskan apa yang harus dilakukan pada keluhan pelanggan. Agar membuat kerja lebih efektif, maka anda sebaiknya melibatkan karyawan yang kerjanya berhubungan dengan pelanggan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Mendorong pelanggan untuk menyampaikan keluhan

Jika kebanyakan pelanggan akan menyampaikan keluhannya ketika mendapati ada yang salah dengan pelayanan perusahaan anda, maka ada juga pelanggan yang cenderung tidak mau mengungkapkannya. Mereka menerima kesalahan tersebut dan menganggapnya sebagai hal yang wajar. Jika anda menginginkan perusahaan anda berkembang lebih baik, maka anda harus memberitahukan pada pelanggan untuk melaporkan kesalahan dan keluhan sekecil apapun pada perusahaan. Anda bisa menyediakan kolom khusus di web perusahaan yang diperuntukkan agar pelanggan bisa menyampaikan keluhannya dengan bebas. Dengan semakin banyak menangani keluhan pelanggan, maka anda akan tahu solusi berbagai masalah yang dihadapi dalam berbisnis dan ini bagus untuk kemajuan perusahaan.

Sumber: https://www.kaskus.co.id/thread/5726b3e5902cfe287c8b456d/4-strategi-menangani-keluhan-pelanggan-agar-menjadi-peluang-bisnis/