Seorang pemimpin yang baik tahu bagaimana cara memotivasi karyawan mereka sehingga mereka dapat memiliki kinerja yang baik. Konflik pada tempat kerja, terkadang dapat muncul dan dapat mengganggu profesionalisme dan kinerja karyawan.

Beberapa manajer mungkin akan langsung memecat karyawan yang tidak memiliki kinerja baik, namun seorang pemimpin akan membicarakan masalah tersebut dan bersama – sama menghadapinya sebelum melakukan pemecatan. Berikut ini merupakan enam langkah untuk menangani situasi sulit bersama karyawan:

Berbicara secara privat

Jangan membicarakan masalah individual pada karyawan secara spesifik ketika berada pada meeting karyawan atau grup diskusi walaupun perilaku buruk tersebut terjadi pada saat itu. Jika Anda membicarakan masalah tersebut di depan publik, terutama ketika banyak orang dan kolega kerja, mereka akan meresponnya dengan cara defensif. Lebih baik, jika Anda mengatur waktu untuk bertemu dengan karyawan tersebut secara privat untuk membicarakan masalah tersebut secara detil dan mendiskusikan solusinya.

Mengidentifikasi masalah

Beberapa masalah mungkin dapat ditemukan dengan mudah. Jika seorang karyawan secara konsisten terlambat kerja sekitar 15 hingga 30 menit setiap harinya, Anda mungkin akan dapat dengan mudah membuat seorang individual memahami mengapa hal tersebut tidak dapat ditoleransi.

Masalah lain yang berhubungan dengan kinerja dan profesionalisme dapat menjadi suatu hal yang sulit untuk di definisikan. Mungkin seorang karyawan dapat melakukan pekerjaannya dengan baik, namun hal tersebut dianggap sebagai sesuatu yang menyinggung bagi rekan kerjanya. Individu lainnya mungkin secara teknis mengikuti aturan atau kode berpakaian dalam suatu perusahaan, namun secara konsisten mereka terlihat tidak rapi pada saat melakukan meeting dengan klien. Jadi Anda harus dapat mengidentifikasi dengan jelas apa permasalahan sebenarnya yang terjadi sebelum Anda berbicara kepada karyawan tersebut.

Pastikan bahwa masalah tersebut layak untuk dibicarakan

Beberapa manajer dan pemimpin yang sukses mengatakan kepada tim apa yang harus mereka lakukan, bukan bagaimana mereka harus melakukannya. Tentu saja ada beberapa pendekatan atau gaya bekerja yang berbeda antara diri Anda dengan orang lain, jadi pisahkan antara perbedaan kepribadian dari masalah kinerja.

Anda merekrut tim Anda karena Anda berpikir bahwa mereka berkualifikasi dan memiliki kemampuan. Berikan kesempatan kepada karyawan untuk bersinar dan menunjukkan cara kerja mereka sendiri. Anda mungkin tidak mengapresiasi meja kerja yang berantakan, namun hal ini tidak layak untuk dibicarakan jika hal tersebut tidak mempengaruhi kinerja karyawan atau image perusahaan.

Jelas dan tegas

 Jangan menunda atau menghindari pembicaraan yang harus segera dibicarakan. Mendiskusikan mengenai hal kinerja dapat menjadi hal yang kurang menyenangkan, namun hal ini sangat penting untuk dikatakan dengan jelas mengenai apa yang Anda harapkan dari karyawan dan melakukan follow up ketika masalah kinerja tersebut muncul.

Jika Anda tidak membicarakan masalah tersebut, maka hal ini akan dapat mempengaruhi dan menyebar kepada anggota tim Anda yang lain. Ketika Anda sudah membicarakan masalah tersebut, Anda telah memberikan kesempatan kepada karyawan Anda sebuah kesempatan untuk menjadi lebih baik dan menunjukkan kepada anggota tim Anda yang lainnya bahwa ekspektasi Anda kepada mereka harus dianggap serius.

Hindari untuk menyerang secara pribadi

Ketika Anda sedang meeting dengan karyawan untuk mendiskusikan masalah kinerja, hindari hal  – hal yang dapat menimbulkan potensi untuk berargumen dan membicarakan hanya pada perilaku individual tersebut. Tangani konflik dengan baik dan hindari segala bentuk ucapan atau tindakan yang dapat dianggap sebagai serangan terhadap pribadi mereka.

Pilih kata – kata Anda dengan hati – hati, hindari penggunaan kata – kata yang tidak sopan, dan jangan sampai Anda kehilangan kesabaran Anda. Jika orang yang sedang berbicara kepada Anda menaikan suaranya atau menjadi marah, jangan menanggapinya dengan hal yang sama. Sebaliknya, tetap tenang dan jaga suara Anda agar tetap normal. Dengarkan dan bekerjasamalah dengan karyawan tersebut untuk menemukan kesepakatan.

Buat rencana dan lakukan follow up

Untuk mengembangkan sebuah perusahaan, karyawan harus menerima arahan dari manajer mereka dan nasihat mereka. Jika seseorang menolak untuk mengubah kinerja atau perilaku mereka, baru Anda dapat melakukan tindakan yang lebih serius.

Jika karyawan tersebut ingin melakukan perubahan, ciptakan sebuah rencana aksi untuk mereka. Putuskan dua atau tiga goal bersama – sama dan tunjukkan rencana untuk mengukur perubahan yang mereka lakukan. Jadilah realistis dan berikan karyawan Anda waktu untuk melakukan perubahan tersebut.

Kemudian follow up. Pantau kemajuan karyawan dengan melakukan meeting secara berkala. Jika ada masalah kecil yang muncul atau karyawan Anda memiliki hambatan, bekerjasamalah dengan mereka untuk menghadapi masalah tesebut bersama. Perubahan kecil positif yang dilakukan dari waktu ke waktu dapat mengubah seorang karyawan yang tidak berkinerja dengan baik menjadi seorang karyawan ideal.