Karyawan yang Anda rekrut dapat membuat atau menghancurkan bisnis Anda. Walaupun Anda tergoda untuk merekrut kandidat pertama yang Anda panggil “hanya agar cepat mendapatkan karyawan” dapat menjadi kesalahan yang fatal. Sebuah perusahaan kecil tidak mungkin dapat bertahan jika memiliki karyawan yang tidak bisa kerja, jadi mulailah secara cerdas menganalisa, apa saja skill yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis, sebelum Anda membuka lowongan pekerjaan.

Mulai dengan memahami apa saja kebutuhan yang harus diisi. Apa kepribadian, pengalaman, dan pendidikan yang dibutuhkan? Untuk menentukan atribut ini, Anda harus menganalisa beberapa area berikut ini:

• Tugas fisik / mental yang terlibat (kemampuan menilai, merencanakan, menangani)
• Bagaimana pekerjaan tersebut dapat diselesaikan (metode atau peralatan yang dibutuhkan)
• Alasan mengapa pekerjaan tersebut dibutuhkan (berikut dengan goal dari pekerjaan tersebut dan apa relasinya dengan posisi lain di perusahaan)
• Kualifikasi yang dibutuhkan (pelatihan, pengetahuan, keahlian, dan karakter kepribadian)

Jika Anda mengalami masalah, salah satu cara untuk mendapatkan informasi mengenai analisis pekerjaan tersebut adalah dengan berbicara kepada karyawan dan supervisor perusahaan lain yang memiliki posisi yang mirip.

Berikutnya adalah deskripsi pekerjaan. Ini merupakan gambaran dasar mengapa pekerjaan tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini harus menyebutkan gambaran umum dari tujuan pekerjaan tersebut, tanggung jawab, dan apa saja tugasnya. Pertama, tuliskan jabatannya dan kepada siapa orang tersebut memberikan laporan. Kemudian, kembangkan statement pekerjaan atau rangkuman pekerjaan untuk posisi tersebut, baik tugas major atau minor. Terakhir, definisikan bagaimana pekerjaan tersebut dapat berhubungan dengan posisi lain di dalam perusahaan.

Untuk bisnis perseorangan, ketika merekrut karyawan pertama tidak perlu mengikuti langkah – langkah tersebut, tetapi ingatlah, bahwa Anda sedang membangun sebuah fondasi untuk kebijakan karyawan, yang mana nantinya akan menjadi hal yang penting ketika perusahaan Anda berkembang.

Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kebutuhan pribadi dari karyawan yang Anda harapkan. Sama seperti deskripsi pekerjaan, tentukan jabatannya, kepada siapa orang tersebut memberikan laporan, dan buat rangkuman untuk posisi tersebut. Namun, kali ini Anda dapat menambahkan kebutuhan pendidikan, pengalaman yang dibutuhkan, dan keahlian atau pengetahuan spesifik yang Anda perlukan. Termasuk kisaran gaji dan fasilitas yang dapat Anda tawarkan.

Dengan menulis deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan akan membantu Anda menentukan mana posisi yang dapat Anda isi dengan karyawan part-time atau full-time, apakah orang tersebut harus dijadikan karyawan tetap atau sementara, dan apakah Anda dapat menggunakan pihak outsourcing untuk mengisi posisi tersebut.

Membuat iklan lowongan kerja

Gunakan spesifikasi dan deskripsi pekerjaan untuk membuat iklan lowongan kerja yang akan menarik kandidat untuk melamar ke perusahaan Anda. Cara terbaik untuk menghindari waktu yang terbuang karena interview dengan orang – orang yang tidak memenuhi kriteria Anda adalah dengan menulis catatan bahwa hanya kandidat yang berkualifikasi yang akan dipanggil untuk interview. Coba lihat contoh berikut ini:

Job Descriptions :

• Maintain good and active relationship with clients
• Interpreting the clients business needs
• Share and discuss internally with other departments / divisions needed
• In conjunction with the business strategy set by Sales Division Manager, develop business to ensure revenue and profitability with long term successful performance
• Achieve revenue as monthly target
• Draft, negotiate and secure contracts for clients
• Promote the image, capability and integrity of the company to the clients
• Manage pre and post contract commercial issues

Requirement :

• Male / Female, Max. 27 years old
• Bachelor degree of Economics, Social Science, Japanese Linguistic, Engineering and others (Preferable from Informatics Engineering), GPA Min. 3.00
• At least 3 years sales experience, ideally in leading organizations (Fresh Graduate are also welcome)
• Good looking
• Good communications skill in English, and Japanese will be an added advantage
• Has good negotiation skills
• Customer service oriented
• Capable of identifying new opportunities
• Able to work independently and to coordinate several activities simultaneously
• Good planning and organization skills
• Proven ability to delicately solve sensitive matters
• Willing to be placed in Jakarta Office
• Full-Time Position(s) available

Deskripsi pekerjaan di atas sudah di desain untuk menarik tenaga penjual dan mengeliminasi orang yang tidak percaya diri untuk dapat memenuhi target perusahaan per bulan. Pemasang iklan di atas mengutamakan “kemampuan yang sudah terbukti untuk dapat memecahkan masalah sensitif,” sebuah keahlian yang sangat sulit untuk ditemukan. Lokasi pekerjaan harus disebutkan juga agar pelamar yang berada di luar area tersebut tidak melamar pekerjaan yang sudah dipasang, kecuali jika mereka bersedia untuk pindah ke area tersebut.

Untuk menulis iklan yang mirip dengan contoh di atas, Anda dapat melihat spesifikasi pekerjaan yang sudah Anda buat dan pilih empat atau lima keahlian yang menurut Anda paling penting untuk pekerjaan tersebut. Kemudian jangan menuliskan kebutuhan yang lain terkecuali pendidikan atau pengalaman yang berhubungan dengan pekerjaan tersebut. Anda harus fokus untuk mengatakan kepada pelamar mengenai hal menyenangkan dan tantangan yang dihadapi oleh pekerjaan tersebut, gaji yang Anda tawarkan, dan apa saja fasilitas yang akan mereka dapatkan dengan bekerja di perusahaan Anda.

Terakhir, jelaskan bagaimana pelamar dapat menghubungi Anda.

Merekrut karyawan

Pilihan pertama ketika Anda ingin merekrut karyawan adalah dengan membuka iklan lowongan kerja pada koran lokal, baik yang cetak, maupun versi onlinenya. Untuk media cetak, Anda dapat meletakkan iklan Anda pada hari sabtu atau minggu untuk menarik banyak perhatian pembaca koran.

Terlepas dari cara yang sudah saya sebutkan, masih ada beberapa tempat lainnya yang dapat Anda gunakan untuk menemukan karyawan yang baik.

Melihat jaringan profesional Anda

Katakan kepada orang – orang yang Anda kenal seperti teman, tetangga, asosiasi profesional, pelanggan, vendor, kolega dari asosiasi, bahwa Anda sedang membuka lowongan pekerjaan. Ada kemungkinan bahwa orang – orang tersebut memiliki kandidat yang dapat mereka direkomendasikan kepada Anda.

Menghubungi tempat edukasi

Buat daftar beberapa sekolah atau universitas yang dapat Anda ajak untuk kerjasama agar mereka dapat mengirimkan siswa – siswa mereka ke perusahaan Anda sebagai tempat magang atau meminta ijin kepada mereka untuk memasang lowongan kerja di mading atau tempat pengumuman untuk menarik siswa yang berminat untuk bekerja di perusahaan Anda.

Menggunakan agensi penyalur kerja / outsource

Anda dapat menggunakan agensi penyalur kerja untuk meberikan data – data kandidat yang sesuai dengan kualifikasi Anda atau memasang iklan di website mereka.

Menggunakan industri publikasi

Anda dapat menggunakan industri publikasi seperti koran dan majalah untuk menampilkan iklan lowongan pekerjaan Anda. Ini merupakan salah satu cara yang cukup efektif untuk menarik orang – orang yang memiliki keahlian dalam industri Anda.

Online advertising

Ada beberapa perusahaan yang menyediakan bank data untuk para pelamar, sehingga Anda dapat memanfaatkan bank data tersebut untuk mencari kandidat yang sesuai dengan kualifikasi Anda (gethunted.in, jobsdb.com, jobstreet.co.id). Selain itu, perusahaan advertising tersebut juga menyediakan tempat bagi Anda untuk memasang lowongan pekerjaan, beberapa perusahaan yang terkenal di Indonesia adalah kerjayuk.com (pasang lowongan kerja gratis), jobsdb.com, jobstreet.co.id, karir.com. Dan jangan lupa dengan LinkedIn, sebuah perusahaan internasional untuk networking profesional, disana Anda juga dapat memposting iklan lowongan pekerjaan dan mencari kandidat melalui automated talent matching system.