Lembur untuk meneyelesaikan suatu pekerjaan dengan deadline yang singkat sah-sah saja untuk di lakukan. Toh, Anda akan melakukannya sekali-sekali saja. Namun demikian, kalau Anda lembur hampir setiap minggu atau bahkan setiap hari untuk  mengerjakan suatu pekerjaan yang rutin, tampaknya ada yang salah dengan pekerjaan atau mungkin cara Anda bekerja.

Sebelum menyalahkan atasan ataupun rekan kerja untuk pekerjaan yang menumpuk, tidak ada salahnya kalau mengevaluasi dulu cara Anda bekerja. Apakah Anda sudah cukup efisien dalam menyelesaikan pekerjaan?

Rencanakan

Luangkan waktu beberapa menit sebelum mulai bekerja untuk merencanakan hal-hal apa yang akan Anda kerjakan/selesaikan hari ini. Catatan ini sekaligus juga sebagai checklist untuk apa yang sudah Anda selesaikan hari ini dan sekaligus untuk membantu Anda membuat rencana keesokan harinya.

Prioritas

Pada catatan yang Anda buat, tandai pekerjaan yang harus diprioritaskan. Hal ini mencegah Anda hanya mengerjakan pekerjaan yang tidak urgen (bisa ditunda) sementara ada pekerjaan lain yang seharusnya didahulukan

Meja yang Rapi

Letakan hanya materi yang relevan diatas meja kerja Anda. Beberapa banyak waktu yang terbuang karena Anda tergoda untuk membaca atau bahkan menindaklanjuti dokumen yang tidak relevan dengan prioritas Anda saat ini.

Tutup Windows yang Tidak Perlu

Berapa banyak dokumen yang Anda buka di komputer saat ini? Apakah semuanya memang Anda perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang sedang dikerjaan saat ini? Tutuplah  dokumen yang sudah tidak Anda perlukan dan batasi hanya 1-2 dokumen referensi saja yang dibuka samping lembar kerja utama Anda.

Jadwalkan Membaca/Menjawab Email

Apakah Anda langsung menerima notifikasi untuk setiap email yang masuk? Apakah Anda langsung membaca setiap email yang masuk begitu Anda menerima notifikasi? Jika ya, dapat dimengerti kalau Anda harus selalu lembur untuk menyelesaikan pekerjaan Anda.

Jangan Langsung Membalas Email

Tidak semua email wajib Anda balas pada saat itu juga. Balaslah secara langsung email yang dapat di balas dalam waktu kurang dari satu menit. Kalau Anda perlu berpikir cukup lama atau harus membaca beberapa dokumen untuk membaca beberapa dokumen untuk membalas sebuah email, sisihkan dulu email tersebut.

Email yang Efektif

Berapa banyak email dari Anda tidak di tanggapi? Bepa email balasan dari rekan kerja yang tidak nyambug? Berapa kali Anda harus mengklarifikasi pernyataan/pertanyaan Anda dalam sebuah email? apabila jawabannya adalah sering, jangan terburu-buru menyalahkan rekan kerja Anda. Bisa jadi, email yang dikirim tidak terlalu jelas maksudnya sehingga rekan kerja Anda mungkin enggan membalas email karena tidak mengerti maksudnya dan terlalu sibuk untuk mengklarifikasikan maksudnya.

Gunakan Tepelon

Apakah isi setiap email memang harus di tulis dalam sebuah email? ataukah isinya lebih menyerupai tanya jawab pendek yang sebetulnya lebih tepat disampaikan melalu telepon? Kalau setiap emailmemerlukan waktu 2-3 jam untuk memperoleh balasan, maka 10 buah email untuk sebuah email memerlukan  waktu 2-3 hari sampai diperoleh kesimpulan akhir.

To be continue......

source by: http://jagat-nusantara.blogspot.com/2016/01/tips-produktivitas-optimalkan-waktu.html